Krijg meer gedaan met minder stress. Ontdek de methode van David Allen
Je hoofd is een waardeloze plek om informatie te bewaren
David Allen is de godfather van de moderne productiviteitsfilosofie. De filosofie die helpt om slimmer te werken. Als het gaat over productiviteit, agendastress of zelfmanagement, elke coach, guru of schrijver heeft gespiekt in het werk van Allen.
Ook de pioniers uit Silicon Valley lopen weg met zijn baanbrekende werkwijze, net als vele andere beroemdheden (Oprah, Tom Cruise). Aanvankelijk werd David’s methode gebruikt in het bedrijfsleven waar mensen worstelen met emails, verantwoordelijkheden en taken. Tegenwoordig loopt iedereen weg met GTD en zijn de meeste boeken over productiviteit schatplichtig aan David’s boek. Het vorm een prima basis.
De nieuwe baas faalde, waarom?
Er is een nieuwe baas aangesteld, hij of zij heeft grootse plannen. Eindelijk iemand met visie. Later blijkt, er kwam niets van terecht.
Hij faalde, waarom?
Het tijdschrift Fortune heeft uitgezocht waarom bazen in loondienst eruit vliegen. Met stip op één stond als reden de mislukte belofte om plannen door te voeren. Maar liefst 75% van de CEO’s vloog eruit met dit verwijt.
De takenlijst en het het inbox-bakje zijn belangrijker dan het klinkt. Als je als baas je emails niet eens kunt afhandelen hoe krijg je dan ooit een nieuwe visie geïmplementeerd?
Voor leidinggevenden geldt: als je jezelf niet kunt managen, als je geen leiding kunt geven aan je eigen werk mag je dat van anderen dan wel verwachten?
David Allen schreef het timemanagement boek Getting Things Done. Het werd meteen een bestseller en een hype in Silicon Valley. In het boek wordt de meest effectieve methode besproken om productiever te zijn.
Heb je de eenvoudige methode eenmaal onder de knie, dan kun je daarna je informatiestromen beter filteren. Je belangrijke zaken onderbrengen in een extern systeem. Beter overzicht houden, op koers blijven en daadwerkelijk focussen op het werk waar je mee bezig bent.
Mini-oefening:
Allen begint soms met oefening als hij een lezing geeft. Hij vraagt het publiek na te denken over een taak die hen momenteel bezighoudt. Schrijf hierna de taak of klus op papier.
Bedenk dan wat je eerste actie is. Dus de eerste stap tot actie die hoort bij de taak. Als je deze oefening uitvoert zul je merken dat het direct een kleine opluchting oplevert. Het formuleren van de gehele taak viel misschien nog wat tegen, maar het opschrijven van het eerste actiepunt om de taak aan te vangen viel best mee. De eerste stap is vaak klein, het is vaak een telefoontje naar iemand of een bezoek aan een website om informatie te achterhalen.
Timemanagement problemen zijn meestal problemen die niet met tijd te maken hebben
Timemanagement problemen zijn vrijwel altijd problemen met helderheid. Het gaat over de ruimte in je hoofd. Ideeën en projecten die spoken in je hoofd zijn meestal nog vaag en complex. Er komt veel bij kijken, er zijn meerdere opties en invalshoeken. Niet alles is uitgekristalliseerd. Door het formuleren van een eerste actiepunt schep je al meer helderheid, zo krijg je sneller grip op de overige acties.
Extern systeem
Je moet je ideeën en taken verplaatsen naar een extern systeem. Deze stap is essentieel. Dit systeem kan van alles zijn, een (digitale) agenda, een map, een lijst, desnoods een doos waar je losse papiertjes in gooit. Het moet allemaal uit je hoofd.
Over het bewaren van informatie in je hoofd zegt David Allen:
“Your head is crappy office!”
Je hoofd is niet geschikt om veel onthouden. Je moet af van het malen in je hoofd. Steeds de vragen in je hoofd of iets wel of niet moet gebeuren, met wie en wanneer. Als je hondenvoer nodig hebt dan wil je daar maar één keer aan denken, en niet om 4 uur ’s nachts ook nog een keer.
Je hoofd heb je nodig als werkgeheugen, niet als opslaggeheugen
Ook creatieve ideeën en plannen voor de toekomst moet je extern opslaan. Allen vertelde over een vriend, een kunstenaar die hem advies vroeg. Voor de Getting Things Done-methode had hij soms 150 ideeën in zijn hoofd ronddwalen, maar voerde er niet één uit. Na het succesvol toepassen van de methode werkte hij al zijn ideeën uit.
‘2 minute rule’
Een beroemde timemanagement hack van David Allen is de ‘2 minute rule’. Alles wat op je pad komt en minder dan 2 minuten kost om te regelen moet je meteen doen. Vaak zijn dit emails of telefoontjes met een bepaalde vraag. Het uitstellen van een verzoek per email kost dan meer tijd. Het duurt langer omdat je anders de email nogmaals moet opzoeken en er weer over moet nadenken. Dubbel werk moet je vermijden, je hoeft deze klusjes die zo gefikst zijn ook niet eerst in je agenda te plaatsen of op een takenlijst te zetten. Het kan maar beter snel uit je systeem zijn.
Projecten
Niet alles kan in 2 minuten worden afgehandeld of verdwijnt direct in een opbergmap of in de prullenbak. Veel klussen zijn projecten. In de GTD-methode zijn projecten taken met meer dan één actie.
Taken zijn omvangrijker en complexer, vaak zijn er meer mensen bij betrokken. Dit zijn taken die veel meer dan één actie vereisen. Een project is dus niets meer dan een reeks van acties. Een project wordt opgedeeld in stapjes, elke stap is een actiegerichte taak.
Ken je het gevoel van stress, als je denkt aan wat je de komende week allemaal moet doen? En de week erna? We kennen het allemaal.
Hoeveel fijner zou het zijn als een dag 2 uur langer zou duren?
Het lijkt of er domweg te weinig uren in een dag zitten. Maar dit is meestal niet het probleem. Zou het niet prettig zijn als we beter in staat waren om onze taken goed te organiseren?
Maar hoe gaan we dat doen?
GTD is de methode om taken, ideeën en deadlines succesvol te plannen en uit te voeren. De Getting Things Done-methode helpt orde te scheppen. De methode helpt om je tijd beter te managen. David, de auteur van het boek, werd een held voor velen. Het boek werd een bestseller. David runt nu een kleine organisatie die de formule wereldwijd promoot. Hij woont nu met zijn vrouw in Amsterdam.
David ontwikkelde een techniek om dingen voor elkaar te krijgen. De methode werkt op basis van het doorlopen van stappen.
Voor je ligt een berg taken. Je moet nog kattenvoer halen, morgen heb je overleg met een klant en binnen 2 weken moet je auto naar de APK-keuring want anders krijg je een boete. Liever werk je aan een creatief idee dat je momenteel hebt, maar ook dat lukt ook niet lekker want je moet de deur voor boodschappen.
David zegt: je brein is voor ontwikkelen van ideeën niet voor het opbergen van ideeën
Je brein is een waardeloze plek om ideeën te bewaren. De GTD-methode helpt je om deze ideeën uit je hoofd te halen en om te zetten in acties.
GTD is niet slechts een methode om takenlijstjes af te werken, maar een stap-voor-stap methode om taken te volbrengen door de ideeën uit je brein over te hevelen naar een externe opslag. Het opdelen van je idee of taak in stapjes die uitvoerbaar zijn. Zo krijg je de klus uiteindelijk gedaan.
Als je de methode volgt hoeft het brein niet steeds te onthouden welke andere taken er nog op het programma staan, taken die niets met elkaar te maken hebben. Het lukt je brein niet om alle informatie vast te houden, laat staan specifieke tijdstippen, hoeveelheden, namen en rugnummers, adressen, etc.
Een geslaagde toepassing van David’s methode maakt een hoop ruimte in het hoofd vrij, het komt de productiviteit ten goede. Het maakt niet uit voor wie, dit kan voor jou zijn maar ook voor het team waar je mee samenwerkt.
Hoe krijg je methode onder de knie?
De GTD-methode wordt geïmplementeerd door een reeks aan stappen te doorlopen. Er zijn 5 pijlers die van belang zijn.
CAPTURE (1)
Verzamel alles wat je aandacht heeft, of je aandacht vraagt. Is er iets dat in je hoofd maalt, of moet er iets gedaan worden binnenkort? Wil je iets veranderen? Wil je de badkamer opknappen? Je moet het uit je hoofd halen om het gedaan te krijgen. Je hoofd leegmaken van rommel en je taken organiseren is de manier om effectief zaken gedaan te krijgen.
De eerste stap is dus het verzamelen van hetgeen dat in je hoofd speelt. Werkmails die nog beantwoord moeten worden, telefoontjes die gepleegd moeten worden, afspraken met klanten, de schuur die opgeruimd moeten of het betalen van de contributie van de tennisclub. Verplaats het allemaal naar een extern systeem (buiten je hoofd). Het maakt niet uit waar je taken in opbergt, dat kan van alles zijn, een takenmanager, een to-do-lijstje of een stuk papier.
Tip: de gratis digitale takenmanager Todoist in Google Play.
CLARIFY (2)
Maak duidelijk wat je ermee gaat doen. Ons brein gedraagt zich vaak als een grote verzamelaar van ideeën, ongeacht hoe indrukwekkend of nietszeggend deze gedachtes zijn. Om al deze gedachtes om te zetten in realistische acties moet je eerst een onderscheid maken tussen de actiegerichte taken en de niet-actiegerichte taken.
De niet-actiegerichte taken, de taken die niet uitgevoerd kunnen worden moet worden afgeschreven. Dit maakt al flink wat geheugen in het hoofd vrij.
De volgende stap is het opdelen van de taak die voor je ligt, formuleer kleine stapjes die uitgevoerd kunnen worden. Bijvoorbeeld het plegen van een telefoontje: bel een evenementenlocatie om te informeren naar beschikbare data voor een symposium waar 100 bezoekers aan kunnen deelnemen.
ORGANIZE (3)
Nadat je alle actiegerichte taken op een hoop hebt gelegd is het tijd om ze te organiseren op volgorde. Dit kan op tijd of op urgentie. Sommige taken moeten simpelweg meteen worden uitgevoerd anderen hebben minder haast. De taken die niet meteen hoeven worden uitgevoerd kunnen worden opgeborgen in een folder of mapje (bijvoorbeeld in Gmail). Zorg dat je er makkelijk bij kan als het nodig is. Verstop ze niet, ze moeten in het zicht blijven.
Maar hoe organiseer je je taken?
Via een een reeks vragen. De volgorde helpt je om je taken in de juiste map en ik de juiste volgorde te zetten. Zo worden je noodzakelijke acties inzichtelijk.
Je bepaalt eerst of de taak die voor je ligt een actiegerichte taak is. Hierna bepaal je wat je ermee doet.
In een schema zie je de flow van het proces. Het schema is eenvoudiger dan het op het eerste gezicht lijkt. Snel zul je merken dat het makkelijk werkt om je eerstvolgende actie klaar te leggen.
Categoriseer je taken op basis van de inhoud of context
Bijvoorbeeld, de follow-up emails in je inbox kun je samenbrengen in een folder. Op deze manier is het enorm eenvoudig om ze snel te vinden.
Je kunt je to-do-folder opsplitsen in verschillende prioriteiten of urgenties. Maar eerst moet je beslissen of de taak actiegericht of uitvoerbaar is. Is de taak niet uitvoerbaar dan gaat hij in de prullenbak of in de folder ‘ooit, misschien’.
Welke mappen, lijsten of folders gebruiken we?
Trash — Prullenbak
Hier mag veel in.
References — Referenties
Deze lijst bevat nuttige informatie die geen actie vereist. Het bevat informatie waar je in de toekomst wat aan hebt, bijvoorbeeld de uitgaansagenda van de stad Utrecht.
Someday, maybe — Ooit, misschien
Deze lijst bevat alle projecten en taken waarvan je nog niet weet wanneer ze worden uitgevoerd. Check deze folder regelmatig om te kijken of er wat is veranderd. Het beste is minimaal één keer per week.
En dan nu de taken die actie vereisen. Is een taak uitvoerbaar in 2 minuten of minder, doe het dan meteen. Duurt het langer dan moet je ze in een map of folder stoppen.
Projects — Projecten
Dit zijn alle taken die meer dan één actie vereisen. Je kunt ze vervolgens opsplitsen in folders.
Waiting for — Wachten op
Deze folder bevat alle taken en vragen die je hebt gedelegeerd aan anderen en waar je nog antwoord op krijgt.
Next action list — De lijst met acties zonder einddatum
Calendar — Agenda, taken die voor een bepaalde datum moeten zijn uitgevoerd
Heb je eenmaal al je taken in de goede volgorde gezet dan zul je zien dat het makkelijker wordt om ze effectief uit te voeren.
REFLECT (4)
Reflecteer regelmatig je workflow, een serieuze analyse en monitoring van de manier waarop je werkt helpt je bij je volgende stappen. Op deze manier kun je achterhalen of je bepaalde zaken moet bijstellen.
ENGAGE (5)
Druk op start. Eindelijk, ga naar je taken en begin met het uitvoeren. Alles ligt nu voor je, taken op volgorde van importantie en op einddatum. Je hoeft nu alleen nog maar aan het werk te gaan en GET THINGS DONE.
You are most productive when you have freedom to make a mess
Over David Allen
David Allen is de auteur van het beroemde boek Getting Things Done. Het boek dat inzicht geeft in hoe we op een betere manier informatie kunnen opslaan, en hoe we ideeën en klussen gedaan krijgen.
“Your head is for heaving ideas, not for holding them.”
“If your head is still wrapped around food you should’ve bought this morning, or the last meeting you were in, you’re trying to use your head as your office. And your head is a crappy office.”
Amsterdam
David woont tegenwoordig met zijn vrouw in Amsterdam. Vrijwel direct na de lancering van zijn boek in 2001 geniet hij de status van productiviteitsgoeroe.
Zijn methode werd direct omarmd door organisaties en bedrijven. Aanvankelijk als methode voor leidinggevenden die ondergesneeuwd raakten door de hoeveelheid emails die ze te verwerken kregen. En tegenwoordig werkt de methode voor iedereen. Wij hebben allemaal te maken met een oneindige stroom van emails en informatie. Rondom zijn methode is een kleine industrie ontstaan, tegenwoordig heeft hij zijn werkzaamheden ondergebracht in franchiseformule.
Vragen aan David
David kun je in 2 minuten uitleggen wat Getting Things Done is?
David: Natuurlijk, het draait allemaal om het volgen van beste methode zodat je niet afgeleid wordt in je werk door alle andere verplichtingen die je hebt, zodat je brein volledig aanwezig is.
Er zijn een aantal eenvoudige principes en procedures, die makkelijk te doen zijn maar waar we niet mee zijn geboren.
Ten eerste moet je de dingen benoemen die je aandacht vragen. Dit zijn vaak veel meer zaken dan mensen zich realiseren. Dit is de zogenaamde Capture-stap. Schrijf alles op en maak je hoofd leeg. Je hoofd is immers een waardeloos kantoor. Het heeft te maken met het externaliseren van je afspraken, weg uit de voorraadkast in je hoofd en naar een betrouwbare plek erbuiten.
Nadat je de informatie die je bezighoudt hebt vastgelegd (“capture”) ga je helder formuleren (“clarify”) wat je ermee gaat doen. Het resultaat hiervan pin je vast op een plek waar het hoort (“organise”) op een externe plek. Daarna beoordeel en reflecteer (“reflect”) je ze regelmatig in de betreffende folder, map of takenlijst. En als laatste ga je aan het werk (“engage”). Je weet nu precies wat je moet doen.
Vraag: David, wat doen mensen nog fout na het lezen van je boek?
David: Nog genoeg, mensen blijven dingen nog in hun hoofd opslaan in plaats van ze te delegeren naar een externe map. Ze creëren te weinig mappen, ze vertrouwen hun map niet genoeg en ze vertrouwen hun hoofd niet genoeg.
Een tweede voorbeeld is dat ze wel dingen opschrijven maar er geen actie aan koppelen. Dan staat er ‘bank’, ‘mama’ of ‘schoenmaker’ op een lijst maar gebeurt er verder niets mee.
Een derde voorbeeld is dat de dingen wel worden opgeschreven maar dat ze niet goed zichtbaar zijn. Je gaat de deur uit voor wat klusjes maar vergeet dan dat je ook nog bij bank langs moet.
En als laatste. We reflecteren niet vaak genoeg op wat eerder is vastgelegd. Op die manier blijf je te veel bezig met zaken met de dingen die ongepland op je pad komen. Dan werk je niet aan de projecten die je nog voor ogen had.
Vraag: David, wat is het verschil tussen jouw methode en die van andere zelfmanagement boeken?
David: Het verschil met mijn methode is dat ik niet begin met waar je zou moeten uitkomen maar waar je nu bent.
Is je gemiddelde dag al chaotisch dan heeft het geen zin om over de toekomst te beginnen of om ‘mindful’ te zijn. Het heeft weinig zin om met mindfulness bezig te zijn als het in je hoofd nog rondspookt dat je nog kattenvoer moet kopen. Het zou kunnen dat het lukt, maar het is beter om te mediteren met een leeg hoofd.
Diverse onderzoeken hebben aangetoond dat dagdromen, je gedachten in vrije loop laten gaan, en om te reflecteren erg gezond is. Daarom ben ik met Getting Things Done begonnen, ik hou van een opgeruimd brein. Dit blijft natuurlijk een probleem als je nog kattenvoer moet halen en je hebt het niet op een briefje geschreven en op de koelkast geplakt, je wordt dan ineens wakker om 3 uur ‘s nachts en denkt dan aan kattenvoer.
Je hebt niet meer tijd nodig, je hebt meer ruimte nodig.
Vraag: David, je hebt je beroemde boek een tijdje terug geüpdatet. Met name ook omdat we tegenwoordig zoveel op onze smartphones zitten en er constant door afgeleid zijn. Heb je daar nog een oplossing voor?
David: Er is niet zoveel verschil, een appje is net alsof je iemand tegenkomt en die iets aan je vraagt. Het verschil is de snelheid en de hoeveelheid. In het begin was Getting Things Done vooral relevant voor het hogere management, omdat zij degenen waren die als eerste werden geconfronteerd met een gigantische hoeveelheid emails. Tegenwoordig heeft 85 procent van ons ermee te maken.
Vraag: David je was ooit karateleraar (martial arts) en maakt soms de vergelijking met GTD, leg eens uit?
David: Er komt geen einde aan hoe goed en elegant je kunt leren om om te gaan met de stroom van verplichtingen die je aangaat en hoe je ze uitvoert. In die zin lijkt het op een kunstvorm. De reden waarom ik het een ‘martial arts’ noem is omdat het gaat over omgaan met dingen die op je afkomen, dingen die niet verwacht.
De nieuwe versie van David Allen’s boek is hier te koop bij Bruna.
Your head is for having ideas, not holding them
